2. Standardisierung – Modernisierung des Record-to-Report-Prozesses (R2R)
Auf der inhaltlichen Detailebene bedeutet die Modernisierung des R2R-Prozesses zunächst die Automation aller Routinetätigkeiten, wie der Abstimmungen von Konten auf Saldenebene. Die Abstimmung auf Saldenebene ist ein geeigneter erster Use Case, da die Rahmenbedingungen hier weitgehend bekannt und eindeutig sind, so dass sich Automatisierungen und die damit einhergehenden Standardisierungen relativ einfach umsetzen lassen. Standardisierungen sind zum einen eine Voraussetzung für die Möglichkeit Automatisierungsalgorithmen anzuwenden, zum anderen erhöhen sie generell die Qualität und Effizienz von Prozessen, da über unterschiedliche Quellsysteme hinweg Fälle gleichen oder ähnlichen Inhalts auch gleich bearbeitet werden.
Danach sollte man sich fragen, inwieweit es Möglichkeiten gibt, einen Schritt weiterzugehen, um Algorithmen zu entwickeln und mittels KI sogar die Arbeiten, die bisher manuell erledigt wurden, einzubinden. Die zentrale Frage dahinter sollte immer sein: Wie lassen sich menschliche Fehler möglichst vermeiden oder sogar ausschließen.
Schritt für Schritt werden so zahlreiche Schwächen eliminiert, die den Abschlussprozess komplex und langwierig machen, und man schafft die Voraussetzung für ein erfolgreiches Continuous Accounting. Die Akzeptanz solcher Konzepte steigt mit der Identifizierung und Umsetzung der „Quick Wins“, die allen Beteiligten die Vorteile der Neuerung vor Augen führen. Das Accounting Team kümmert sich demnach nur noch um die „Ausnahmen“, die von den Algorithmen nicht erfasst werden. Das Ergebnis sind deutlich schnellere Prozesse mit weniger Fehlerquellen.
In einem späteren Schritt kann diese Automation sukzessive auf die Abstimmung auf den Belegebene ausgeweitet werden.
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