Etliche Unternehmen implementieren derzeit RPA-Lösungen, der Erfolg bleibt aber vielfach aus. Ein Grund sind falsche Erwartungen und grundlegende Fehleinschätzungen. Drei der häufigsten nennt Pegasystems, führender Anbieter von strategischen Software-Lösungen.
Drei Irrtümer gefährden RPA-Erfolg
Bereits seit geraumer Zeit gibt es einen regelrechten Hype um RPA (Robotic Process Automation). Die viel zitierten Vorteile wie einfache, schnelle Bereitstellung und Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten haben dazu geführt, dass viele Unternehmen RPA-Lösungen implementieren. Doch ein Blick auf konkrete Projekte zeigt, dass oft langwierige Implementierungen, nicht funktionierende Robots und erhebliche Deltas zwischen den ursprünglichen Zielen und Endergebnissen zu beklagen sind.
Ein Grund dafür sind drei häufig anzutreffende Fehleinschätzungen zu RPA, die eine erfolgreiche Einführung und Nutzung beeinträchtigen oder sogar verhindern.
Trugschluss 1: RPA ist einfach umsetzbar und schnell nutzbar
Die gängigste Fehleinschätzung ist, dass Unternehmen vom Erwerb einer RPA-Lösung und der kurzen Schulung der Mitarbeiter hinsichtlich RPA-Einsatz einen sofortigen Return-on-Investment erwarten. Die Wahrheit ist aber, dass die Konzeption und Umsetzung von nachhaltigen Automatisierungen, die in umfassende Geschäftsprozesse und Systeme eingebunden sind, komplizierte und aufwendige Prozesse sind. In einer kürzlich durchgeführten Pega-Umfrage unter Unternehmen, die RPA einsetzen, erklärten 53% der Befragten in Deutschland, dass RPA schwieriger einzuführen sei als ursprünglich erwartet.
Die Gründe sind eigentlich offensichtlich: Bei den meisten wichtigen Geschäftsprozessen sind immer auch verschiedenste menschliche Aktivitäten zu berücksichtigten. Viele von ihnen sind nicht dokumentiert, sodass eine unmittelbare und schnelle Automatisierung dieser Arbeiten nicht möglich ist. Auch die Anwendungsvielfalt ist ein weiterer Faktor, der die durchgängige Automatisierung erschwert: von individuellen Benutzeroberflächen bis hin zu Anwendungen von Drittanbietern, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen.
Nicht zuletzt müssen Aspekte wie Governance, Sicherheit, Compliance oder Hardware-Anforderungen beachtet werden. Auch sie sind kritisch für den Erfolg und vielfach eine unterschätzte zeitliche Komponente bei der RPA-Umsetzung.
Insgesamt ist die RPA-Einführung also nicht so einfach, wie vielfach propagiert wird. Eine enge Zusammenarbeit von Fachabteilungen und IT ist unerlässlich, um die konkreten Herausforderungen zu erkennen, die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren und letztlich diejenigen RPA-Initiativen zu ergreifen, die Erfolg versprechend sind.
