Mit maschinellem Lernen Dokumente effizient managen

Kein Tag vergeht, in dem der Informationsschatz eines erfolgreichen Unternehmens nicht weiter wächst: Daten bilden den Grundstock moderner Firmen. Aber wie kann der stetig wuchernde Datendschungel navigiert werden, ohne Unmengen an Ressourcen dafür zu verschwenden? Wie künstliche Intelligenz Daten zu wertvollen Informationen macht lesen Sie hier.

Mit maschinellem Lernen Dokumente effizient managen

In den verschiedensten Branchen fallen täglich Unmengen an Daten an. Um diese unstrukturierten Informationen, die laut Gartner über 80 Prozent der Gesamtmenge in Unternehmen ausmachen, in wertvolle Informationen zu verwandeln, von denen Betriebe nachhaltig profitieren, sind intelligente Tools und IT-Systeme zur Dokumentenverwaltung und Prozessabbildung immer stärker gefragt. Denn sie können dazu beitragen, Kosten zu reduzieren, Ressourcen zu entlasten, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Als Motor für den digitalen Wandel fungiert dabei die smarte Erfassung von Daten. Beispielsweise intelligente Tools zur Dokumentenerfassung auf Basis von Supervised Machine Learning (überwachtes maschinelles Lernen), die die menschlichen Kollegen bei Routineaufgaben zuverlässig entlasten und Unternehmen so einen deutlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.

Ein Schlüsselwort in der Datenverarbeitung lautet im Zeitalter der Digitalisierung Smart Capture. Während früher Dokumente lediglich gescannt und häufig unstrukturiert gesammelt wurden, setzt die Industrie heutzutage auf intelligente Lösungen, um den Input effizient dem entsprechenden Enterprise-Content-Management-System (ECM) zuzuführen. Eine Kombination aus optischer Texterkennung und künstlicher Intelligenz sorgt dafür, dass Smart Capture Tools Dokumente digitalisieren und verarbeiten können. Das macht sie zur wertvollen Grundlage für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg. Denn egal, um welche Art von Beleg es sich handelt – beispielsweise Eingangsrechnung, Mahnung, Liefernachweis, Notiz oder Auftrag – und egal, aus welcher Quelle es stammt – sei es als Papierform, Fax, E-Mail, aus Drittsystemen oder anderen externen Quellen: Smart Capture liest alle Informationen zuverlässig aus und erfasst dabei auch den vorliegenden Dokumententyp anhand verschiedener Merkmale selbstständig.

Ideale Synergie von Mensch und Maschine

Die notwendige Klassifizierung erfolgt dabei mithilfe von Supervised Machine Learning. Grundlage dieser Technologie ist ein intelligenter Algorithmus, der erkennt, welche Daten welcher Kategorie zuzuschreiben sind und sie dementsprechend ordnet. Dazu wird die Lösung bei ihrer Implementierung einmalig mit einigen Beispieldokumenten „gefüttert“, also durch einen Nutzer angelernt. Im Zuge dieses initialen Lernprozesses erfährt das Tool beispielsweise, auf welche Aspekte es bei der korrekten Zuordnung ankommt oder anhand welcher Kriterien die Dokumentenart festgelegt wird. Danach vollzieht die Lösung die Klassifizierung im laufenden Betrieb weitgehend automatisch und gibt die ausgelesenen Informationen an das entsprechende ECM weiter. In Sonderfällen, kritischen Situationen oder etwa bei Unstimmigkeiten kommt hingegen wieder der Mensch zum Einsatz: Kann die Technologie einen Beleg nicht zweifelsfrei zuordnen, legt sie diesen einem Nutzer vor. Der zuständige Mitarbeiter bekommt das fragliche Dokument auf seinem Bildschirm angezeigt und kann das System unmittelbar mit seiner Erfahrung und seinem Know-how unterstützen. Das Smart Capture Tool wiederum speichert die so gewonnene neue Information ab. Auf diese Weise lernt es bei jeder Entscheidung dazu und optimiert sich kontinuierlich.

Die Lösung entlastet auf diese Weise die Menschen bei Routineaufgaben, die keine besonderen Fähigkeiten voraussetzen, aber effizient und einwandfrei erledigt werden müssen. Bei kontextbezogenen Einschätzungen kommt weiterhin die menschliche Komponente zum Tragen. Denn in Situationen, in denen die Software (noch) nicht ausreichend gewappnet ist, steuert der Mensch seinen prüfenden Blick bei. So erzielt die Smart-Capture-Lösung im Zusammenspiel der Kompetenzen von Mensch und System eine ideale Synergie, die einen wahren Treiber für den Business-Erfolg von Unternehmen darstellt. Denn mit jedem Lernprozess sinkt die Fehlerquote, reduziert sich der Aufwand und es werden Ressourcen frei, die künftig für die Kernthemen des jeweiligen Betriebs genutzt werden können.

Zukunftssicher in Bezug auf die DSGVO

Auch mit Blick auf die Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ebnet eine intelligente Software Unternehmen den Weg durch den Dokumentendschungel. Dank der strukturierten Erfassung und einem effizienten wie sicheren Dokumentenmanagement gewährt Smart Capture volle Transparenz über alle gespeicherten Informationen. Ein Fakt, der besonders im Hinblick auf personenbezogene Details eine hohe Relevanz hat und somit alle Unternehmen und Betriebe betrifft, die sich an die EU-DSGVO halten müssen. Denn nur der umfassende Überblick über alle vorgehaltenen Daten versetzt Unternehmen in die Lage, bei Bedarf gezielt Informationen herauszugeben oder auf Wunsch zu löschen. Ein weiterer Vorteil des intelligenten Dokumentenmanagements: Es sind keine aufwändigen Einstiegsinvestitionen in IT-Equipment notwendig: Eine browserbasierte Lösung aus der Cloud ist flexibel, jederzeit leistungsfähig und sorgt für beinahe unbegrenzte Ressourcen. Nach Bedarf und in Abhängigkeit von den jeweiligen Unternehmensvorgaben kann die innovative Plattform selbstverständlich auch on premises, also bei der jeweiligen Organisation vor Ort, betrieben werden.

Intelligenz als Schlüssel zum Erfolg

Mit der Integration von Smart Capture in ihre IT-Strukturen können Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, wie dem Finanzsektor oder Versicherungswesen, der öffentlichen Verwaltung oder dem Gesundheitswesen sowie der Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung, die bereits vorhandenen Datenschätze heben und echte Business-Erfolge erzielen. Denn im Zeitalter der Digitalisierung spielt Business Intelligence eine zentrale Rolle. Mittels eines Document-Capture-Prozesses auf Basis von Supervised Machine Learning gelingt es Unternehmen, sich zukunftssicher aufzustellen: Sie erreichen mehr Transparenz, einen umfassenden Überblick über ihre Daten und können diese effektiver auswerten – und das bedeutet bares Geld. Denn die intelligente Software entlastet Mitarbeiter, indem sie Routineaufgaben zuverlässig übernimmt und schnell sowie fehlerfrei arbeitet. Bereits nach einer zweitägigen Anlernphase kann das System Prozesse signifikant optimieren und die Genauigkeit in der Dokumentenklassifizierung um bis zu 92 Prozent erhöhen. Der Wegfall papierbasierter und manueller Prozesse sowie die Verschlankung der Abläufe lässt zudem die Produktivität um bis zu 400 Prozent steigen. So können Mitarbeiter die Chancen der Digitalisierung mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen nutzen, um sich auf taktische und strategische Themen zu fokussieren und den Unternehmenserfolg weiter voranzutreiben.


Autor: Russ Hubbard, Leiter des globalen Vertriebsteams und aller Aspekte der Umsatzgenerierung bei Ephesoft

Russ Hubbard leitet das globale Vertriebsteam und alle Aspekte der Umsatzgenerierung bei Ephesoft. Mit 20 Jahren Erfahrung in den Bereichen SaaS, Softwaretechnologie und Content Services verfolgt Russ einen einzigartigen Ansatz, der den Erfolg von Kunden und Partnern, operative Exzellenz, Change Management und weltweite Synergien kombiniert, um die Unternehmensziele zu erreichen. Vor seinem Einstieg bei Ephesoft hatte Russ Führungspositionen im Vertrieb bei Omnitracs (einem Portfoliounternehmen von Vista Equity Partners), OpenText und Gemalto inne, wo er Turnarounds leitete und die Unternehmen auf die nächste Stufe brachte. Sein starker operativer Hintergrund bietet den Rahmen, um wichtige Wachstumsinitiativen fortzusetzen. Er hat einen BS in Business Administration und Spanisch von der Wake Forest University und einen MBA in International Management & Finance von der Thunderbird School of Global Management.

Über Ephesoft:

Ephesoft entwickelt Lösungen, die Entscheidern auf der ganzen Welt dabei helfen, unstrukturierte Daten zu ordnen und zu nutzen. Ephesoft nutzt Supervised Machine Learning, um seinen Kunden verlässliche und effiziente Lösungen für die intelligente Erfassung und Analyse von Dokumenten zur Verfügung zu stellen. Unternehmen sind dadurch in der Lage, sämtliche Geschäftsprozesse, die auf die Bearbeitung von Dokumenten angewiesen sind, zu automatisieren; so werden prozessbedingte Kosten gesenkt und Prozessgenauigkeit und Produktivität gesteigert. Ephesoft hat seinen Hauptsitz in Irvine, Kalifornien, regionale Büros in den USA, Europa, Afrika, dem Nahen Osten und Asien, Kunden aus über 50 Ländern weltweit und wächst kontinuierlich weiter. Für weitere Informationen besuchen Sie www.ephesoft.com.

Post Author: Redaktion des ROBINAUT